製薬企業MRのためのギャオスの部屋

現役MRのギャオスが、製薬企業のMRという職業について語っていきます。営業の方のスキルアップにもお役に立てると思う情報を公開していきます。

111、講演会企画の手順について

皆さん、こんにちは!
製薬企業MRのためのギャオスの部屋にようこそ♪
ブログ管理人のギャオスでございます。
 
 
前回の110回の投稿では、講演会はMRができる大きな打ち手の一つであるという
お話をさせていただきました。
 
本日は、それでは実際に講演会はどのように企画・運営しけばよいのか、
講演会の企画手順について記事を書いていきます。
 
まず、講演会と研究会があるのですが、皆さん違いが分かりますか?
講演会は、単発の自分の会社が主催するものを一般的にいいます。
研究会は、会則があり世話人など役割者がおり、第○○回がついています。
 
それでは手順についてご紹介します。
 
①日程・演者・座長・会場を決定する。
早ければ早いほど良いです。
なぜなら、演者や座長の先生の都合が後になればなるほど合わなくなったり、
会場が予約できなくなったりする可能性が高まるからです。
 
 
②(仮)案内状の作成をする。
①が決定した段階で作成します。
 
 
③演者の担当MRを通して、演題の依頼、講演料の確認を行う。
①が決定後依頼し、1か月半~2か月前に演題をいただく。
同時に講演料や先生の要望を確認します。
 
④演者・座長の役割者に対し、講師派遣依頼書(必要であったり不必要であったりする)
と招聘状と応諾書を作成する。フォームは各社用意しているものがある。
*講師派遣依頼書→施設の長(病院の院長など)に先生の派遣許可を依頼するもの
*招聘状→演者や座長の先生方に役割をお願いするもの
*応諾書→謝金をいくらお支払いしたかなどを、会社のHPに開示することをご許可いただくもの(数年前からこれが義務付けられるようになりました。)
 
⑤ホテルに見積書を依頼する。
(会場費・プロジェクターやスクリーン貸出費用・情報交換会の料理や飲み物の費用など)
 
⑥演題を先生からいただいたら、案内状を確定する。
上司や各社の公競規担当に演題や開催要項に問題がないか改めて確認する。
 
⑦企画書を作成する。
企画書作成には案内状やホテルからの見積もり書などがうちの会社は必要です。
 
世話人会がある場合には、世話人会の案内状を作成する。
世話人会で一般的に話し合われる事項→次回の開催日、演者はだれにするかなど
 
⑨関係MRに各担当施設への案内を依頼し、同時にいつまでに参加人数を
把握して報告するかも伝える。
 
案内する施設はクローズ(施設を限定する)の会かオープン(施設制限がない)の会、
セミクローズ(施設は基本限定しているが、どうしても案内したほうが良い施設などは可)の会などによって変わってきます。
 
また参加人数を把握する理由は、会場のレイアウト(席数がいくついるか)や料理の人数を決定するために必要だからです。
 
⑩当日の手伝いを各MRに依頼する。役割依頼も行う。
関係MRだけでまかなえるのか、賄えない場合は他チームのMRにも打診する。
役割には、演者対応・照明(先生のご講演が始まったら、照明を暗くする。終わったら明るくするなど)・場内誘導(聴講者にお席をご案内する)・マイク(聴講者から質問があったさいに、その人のところまでマイクを持っていく)・受付(会費をとる場合は徴収したり、芳名録に名前を書いてもらう役目)などがございます。
 
⑪袋詰め(当日お配りする資料・文房具)を発注する
当日の予定人数+20は最低でも必要。
発注から、納品までに時間がかかるときもあるので、
2~3週間前には手配しておくこと。
 
⑫垂れ幕が必要な場合は、ホテルに依頼する。
先生が大御所の場合はほとんど必ず必要ですが、会によっては、
小さいスクリーンを横に用意して、そこに投影するという形式をとる場合もあります。
 
⑬立食パーティの料理予約数をホテルに連絡する。
当日の留意点
演者の先生のご到着時刻や事前に発表資料をPPTでもらえるのか
もらえる場合にはMACとウインドウズどちらで作成したPPTを使用するのか。
(これが違うと、投影の際にスライドがずれたりする。またMACの場合、変換するコネクターがないと接続が出来ず、投影が出来なくなったりする。→これでもめて、先生が怒って帰りそうになったことがありました。)
 
講演会終了直後、お帰りのためのタクシーがホテル外にある程度待機しているか確認。
していない場合には、何台かホテルの人に手配してもらう。
 
 
講演会終了後の流れ
企画書の報告書類の作成やホテルや演者・座長の先生への支払い精算などを
遅滞なく行いましょう!
 
少し細かかったかもしれませんが、本日の内容は以上です。
 
 
結構ややこしいと思われたかもしれませんが、
講演会の企画には慣れが必要です。
 
ただ、遅かれ早かれ講演会企画はやる必要がでてくるとは思いますので、
その際には、覚悟して不備がないように臨んでください。
 
 
本日もお読みいただき、ありがとうございました。
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【本日の要点】
講演会の企画手順についてご紹介しました。
結構大変です。
 
【本日の注目記事】
 
 
 
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 今日も読んでくださいまして、アリガトウございます♪(*^-^*)
 
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【管理人について】
私立大学薬学部(4年制)卒業後、大学院の修士課程修了(薬理学2年)。
外資系製薬企業に入社、MR導入研修を首席で修了(当時のMR認定試験6科目中4科目で1位)、現在もMRとして働いている。エリアの開業医、地域中核病院を担当。5つ以上の新薬上市経験があり、そのうち3回ほど、売上や計画達成率で全国1位になったことがあり、全社表彰は3回受賞。将来は社長もしくは役員になり、自社や業界の矛盾点を正し、真の意味で患者貢献・医療貢献をしていきたいという夢がある。特技は情報収集発信・プレゼン。
趣味は英語・読書・自己啓発・グルメ・MR業界を盛り上げること・MR志望の就活生の相談に乗ること。資格はTOEIC800・薬剤師・MRなど